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Vos besoins d’exportation de documents ou de données
Votre solution Damaris RM contient une quantité très importante de documents et d’informations. Toute solution de dématérialisation et de Records Management fait partie intégrante de votre système d’informations. C’est la raison pour laquelle vous êtes amenés à exporter des données pour les intégrer dans d’autres solutions.
Les cas courants d’exportations
Voici quelques cas d’exportations les plus utilisés :
- Les documents PDF d’une catégorie donnée, par exemple ceux qui doivent être imprimés dans une chaîne de dématérialisation
- La liste des écritures comptables
- Les documents à archiver dans un autre Damaris RM
- Etc.
La tâche planifiée Export Documents électroniques
C’est une des tâches les plus complètes et les plus utilisées de Damaris RM.
Elle vous permet de configurer une exportation ponctuelle ou périodique.
Elle peut exporter des documents ou des données à partir d’une typologie de documents avec ou sans un lien vers d’autres types.
Par exemple, vous pouvez exporter des factures liées aux bons de livraisons.
Voici les éléments configurables de cette tâche :
- Le type d’archives à exporter
- Physique
- Numérique
- Le type de documents Maître
- Le ou les types de documents liés
- Le format de sortie
- TIFF
- JPEG
- PNG
- FACTUR-X
- CSV
- XML
- L’adjonction ou non d’un fichier des index aux documents exportés
- Le choix du nommage des fichiers de sortie
- La mise à jour post-traitement d’un index
Le type de documents Maître
Non seulement vous pouvez choisir le type de documents souhaité, vous avez en plus la possibilité de définir les éléments suivants :
- Les conditions pour les documents candidats à être exportés. Ces conditions sont basées sur les critères d’indexation de la typologie. Vous pouvez utiliser des regroupements avec des parenthèses et les opérateurs booléens AND et OR.
- Lien avec un Contrôle d’accès. Ceci vous permet de réutiliser un contrôle d’accès limitant la liste des documents
- Index de groupage : Regroupez les documents grâce à un ou plusieurs index. Par exemple, groupez tous les documents d’un client dans un seul fichier PDF
- Ordre de tri : Utilisez un ordre de tri des index du document (Ou des index de regroupement)
Les type de documents liés
Cette option vous permet d’exporter des documents en leur adjoignant d’autres typologies.
Voici quelques exemples de liens de documents :
- Les factures avec les bons de livraisons
- Les factures avec les bons de commande
- Les bulletins de paie et les fiches temps
- Etc.
Vous pouvez créer des liens vers un ou plusieurs types de documents.
Pour configurer des types de documents liés cliquez sur le bouton “Ajouter lien de documents”.
Sélectionnez le type de document à lier au document Maître.
Ici, vous pouvez intégrer des conditions dans lesquelles les index seront candidats au lien. Par exemple, vous pouvez exclure les documents non-validés. Les conditions sont basées sur les critères d’indexation.
Ensuite, vous devez définir comment lier le document Maître au document Lié.
Cela est possible toujours grâce aux index.
Vous pourrez utiliser un ou plusieurs critères.
Les formats de sortie
Dans cette section vous devrez définir le format de sortie des documents.
Classiquement, vous pouvez exporter les documents au format PDF.
Le format dépend surtout de la capacité du système destinataire à traiter ces flux.
Le format PDF
Tous les documents candidats à être exportés vont alimenter un fichier PDF.
Chaque fichier contiendra un document ou plusieurs si vous avez paramétré un regroupement de documents. Cela est également le cas pour les documents liés.
Les format image JPEG, PNG ou TIFF
Ces formats sont plus rarement utilisés. Ils sont en général capables de ne contenir qu’une seule page (JPEG et PNG).
Le format TIFF est de moins en moins utilisé dans les échanges de données.
Le format Original
Ce format indique une exportation du fichier qui a été archivé dans le coffre-fort numérique, sans changement de format.
Ce format ne permet pas les regroupements de documents.
Le format CSV et XML
Si vous cochez la case “Exporter uniquement les index” la liste des formats vous propose CSV ou XML.
Dans ce cas, vous ne pourrez exporter que les index, sans le contenu des documents.
Le format FACTUR-X
Ce format hybride est à destination de vos clients. Réservez ce format pour vos factures sortantes. Il facilite grandement les tâches administratives pour son intégration comptable.
Son caractère hybride permet à un(e) comptable d’exploiter humainement le document. De plus, il permet à un processus informatique de l’intégrer dans la comptabilité de manière automatisée.
Une fois ce format choisi, il convient de paramétrer les options de ce format :
- Type de FACTUR-X
- Minimum
- De base
- De base sans lignes
- La correspondance des index avec les champs de type FACTUR-X
Les noms de fichiers exportés
Souvent vos destinataires souhaitent un nommage spécifique des fichiers que vous leur transmettez.
La tâche planifiée d’exportation vous propose de configurer les noms en utilisant les informations suivantes :
- Les index du document. Attention : En cas de regroupement, vous ne pourrez utiliser que les index groupés
- Des valeurs statiques
- Le nombre de pages du PDF final
- La date d’export
- L’heure d’export
- L’horodatage de l’export
Vous aurez également à définir le séparateur entre chacune des valeurs. Le même séparateur sera utilisé pour l’ensemble des champs.
Actions post-exportation
Cette rubrique vous permet d’effectuer la mise à jour d’un index lié aux documents exportés.
Cela ne concerne que le document Maître.
Choisissez l’index à mettre à jour, ainsi que la valeur statique que vous souhaitez insérer.