Les tâches manuelles

A quoi servent les tâches manuelles ?

Les tâches manuelles permettent de distribuer et de gérer les tâches de traitement de documents non automatisables.

Voici quelques exemples classiques de tâches manuelles :

• Le transport de boites d’archives
• L’ouverture de plis
• La préparation des documents pour la numérisation
• Le rangement de documents
• Les opérations effectuées dans des logiciels externes
• Etc.

Comment fonctionnent les tâches manuelles ?

En tant qu’administrateur fonctionnel, vous pouvez configurer des tâches manuelles liées à des projets internes ou externes.

Ensuite, vous pouvez distribuer les travaux à des opérateurs ou opératrices formés.

Chaque personne va pouvoir indiquer le démarrage de la tâche à partir du portail Damaris RM ou sur l’application Damaris Mobile.

Un chronomètre se lance.

La personne peut à tout moment mettre la tâche en pause et la reprendre.

A la fin de l’opération, elle finalise la tâche et sera invitée d’indiquer la quantité que l’action a permis de traiter.

L’unité est liée au type de tâche manuelle et se définit lors de la configuration de la tâche manuelle.

Configurer les tâches manuelles

En tant qu’administrateur fonctionnel de Damaris RM, rendez-vous dans le menu Tâches planifiées  / Tâches manuelles.

Utilisez la fonction “Créer”.

Dans la fenêtre de création des tâches manuelles, vous devrez indiquer les éléments suivants :

• Nom de la tâche
• Code projet
• Unité de mesure
• Type assignation

Les unités de mesure

Ce champ va définir par quelle unité de mesure l’utilisateur va indiquer la quantité de résultat qu’a généré son travail.

C’est lorsque l’utilisateur va indiquer la fin de son travail que le système lui demandera de préciser le nombre, selon l’unité définie.

Voici les unités de mesure disponibles :

• Fichier
• Boite
• Conteneur
• Mètre
• Centimètre
• Kilomètre
• Kilo octet
• Méga octet
• Giga octet
• Page
• Document

Le type d’assignation

Ici, vous allez pouvoir définir à qui vous pourrez assigner la tâche manuelle en cours de création.

Vous pouvez assigner la tâche soit à un Groupe d’utilisateurs ou à un utilisateur en particulier.

Configurer les droits aux tâches manuelles

Les droits pour Damaris RM

Lorsque vous avez paramétré les tâches manuelles, veillez à ce que les utilisateurs devant exécuter ces tâches aient accès au menu ad-hoc.

Cela se passera dans le menu Administration / Profils.

Les droits pour Damaris Mobile

N’oubliez pas d’octroyer les droits pour Damaris Mobile dans le menu Administration / Groupes, dans l’onglet Permissions.

Ici, vous pourrez indiquer si les utilisateurs membres du Groupe en question ont bien un accès au menu “Tâches manuelles” sur leur Smartphone ou tablette.

L’exploitation des informations

A tout moment, vous pouvez accéder aux informations recueillis concernant le temps passé et le nombre de travaux effectués.

Ces informations sont disponibles soit dans le menu Tâches planifiées / Tâches manuelles / Visualiser Journal.

Vous pouvez également obtenir des statistiques présentes dans le menu Statistiques / Tâches manuelles.

Les résultats des statistiques sont exportables aux formats CSV et PDF.