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Introduction
La fonction d’inventaire vous permet de synchroniser le contenu de votre stockage physique avec les données archivées dans Damaris RM.
Le processus
Lisez les numéros des boites d’archives situées sur chaque étagère.
Cette action peut s’effectuer en utilisant un lecteur de codes-à-barres ou tout autre moyen.
Importez le fichier contenant la séquence suivante :
- Le code d’inventaire : DMRINVB
- L’adresse de la tablette
- Les numéros de boites stockées sur la tablette
- Le code d’inventaire : DMRINVB
- L’adresse de la tablette
- Les numéros de boites stockées sur la tablette
- Etc.
NB : Vous pouvez effectuer ce travail par salle ou par épi.
Les résultats obtenus
Une fois le fichier d’inventaire importé, vous allez obtenir 4 résultats possibles :
- La liste des boites correctement localisées : Il n’y a rien à faire, tout est normal
- La liste des boites mal localisées : Damaris RM vous indique les boites qui ne devraient pas se trouver sur cette tablette car elles sont censées se trouver à une autre adresse. Le système vous propose de les relocaliser à leur adresse physique réelle
- La liste des boites non trouvées référencées Damaris RM se trouvant sur une étagère. Deux choix s’offrent à vous : Vous les enlevez de la tablette ou vous effectuez une déclaration de versement
- La liste des boites manquantes censées se trouver sur l’étagère. Il est potentiellement possible que celles-ci soient localisées sur un autre site non encore inventoriée ou malheureusement perdues
NB : Ces résultats tiennent compte des boites sorties à la demande des utilisateurs.
Le paramétrage du système
Pour pouvoir utiliser la fonction d’inventaire, vous devez paramétrer le format des fichiers CSV en entrée dans le menu Administration / Société et dans l’onglet “Préférences générales”.
Voici les éléments à renseigner :
- Le séparateur utilisé dans les fichiers CSV
- Le numéro de colonne contenant les codes-à-barres
- Le code de la fonction inventaire : DMRINVB
