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Vos besoins
Vous gérez vos documents dans Damaris RM.
Vous avez structuré votre système en utilisant plusieurs typologies de documents.
Avec le temps, la structure a pu changer et vous souhaitez que Damaris RM reflète la nouvelle structuration.
La fonction “Fusion” répond à deux besoins :
- Fusionner deux types de documents. Par exemple, regrouper les bulletins de paie de 1990 à ce jour dans une nouvelle typologie “Bulletins de paie” sans notion d’année
- Séparer les documents selon des critères basés sur les index. Par exemple, isoler les factures d’un service qui devient une filiale dans une nouvelle typologie
Comment s’y prendre ?
La fonction “Fusion de types de documents” vous permet d’effectuer les travaux suivants :
- Créer ou choisir une typologie cible devant recevoir les documents
- Choisir du ou des types de documents comme source des documents à fusionner
Pour les premières actions, nous vous suggérons de créer ou de vérifier l’existence du type de document en amont de cette opération.
De plus, dans la mesure où l’opération est irréversible, prenez la précaution de sauvegarder votre base de données.
Attention : Dans cette opération, vous allez transférer les valeurs d’index d’une typologie à une autre et de ce fait, il convient que les deux aient des structures d’indexation proches.
La fonction Fusion des types de documents
Pour accéder à cette fonction, rendez-vous dans le menu “Configuration Typologies / Liste des typologies”.
Allez ensuite dans le menu “PLUS / Fusion de Types de documents”.
Une fenêtre similaire s’ouvre :
- Choisissez la typologie qui va recevoir les documents : “Typologie Principale”. Vous pouvez soit sélectionner une typologie existante, soit en créer une.
- Utilisez le bouton “Ajouter” pour sélectionner la typologie source des documents à transférer
Une fenêtre similaire s’ouvre :
Dans “Type de document” choisissez la typologie source.
Ensuite, vous aurez à configurer deux éléments essentiels :
- La condition qui va indiquer les enregistrements à déplacer. Le paramétrage de la condition est du même type que pour l’exportation des documents électroniques
- La table de correspondance des critères d’indexation entre les typologies destination (Principale) et source
Attention : Vous n’êtes pas obligé de garder toutes les colonnes source. Par contre, les données disponibles dans des critères non-transférées seront perdues.
NB : La typologie principale, la destination des données, peut comporter des index supplémentaires par rapport à la source. Dans ce cas, ces informations resteront vides à la fin de la procédure.
Conclusion
Cette fonction vous offre une grande souplesse pour réorganiser vos documents archivés dans votre fonds d’archives.
Vous pouvez utiliser cette fonction indifféremment pour les documents numériques ou physiques.
Le caractère irréversible de l’opération pousse à une grande prudence quant à son utilisation.
Pour les premières opérations, nous vous suggérons d’opérer sur une base de tests, avant le passage en production.
