Introduction

Vous souhaitez importer un fichier CSV (Excel) dans la base de données Damaris RM.

Voici la marche à suivre des étapes à réaliser.

 

Le principe général

La solution Damaris RM est capable d’intégrer des informations dans la base pour vous permettre d’enrichir les critères d’indexation de vos documents ou de créer des dictionnaires.

Les données importées viennent enrichir une typologie de documents.

Il n’est pas nécessaire de rattacher de documents numériques à des données importées.

 

Les étapes

Voici les étapes à suivre pour importer de nouvelles données dans la base Damaris RM, à partir de fichiers CSV :

• Créer une typologie de documents devant accueillir les données
• Créer une tâche d’extraction des données
• Créer une tâche d’archivage numérique
• Créer une tâche de lancement des deux tâches précédentes

 

Créer une typologie de documents

Pour cela, utilisez le menu Gestion Typologie / Typologie de documents.

Appuyez sur le bouton “Créer”.

Dans la fenêtre de création, configurez surtout la liste des critères devant correspondre aux colonnes présentes dans le fichier CSV.

Vous pouvez ne créer que les colonnes à importer et non toutes les colonnes présentes dans le fichier CSV.

 

Créer une tâche d’extraction d’index

Dans cette étape vous allez créer un lien entre chaque colonne de votre fichier CSV avec un critère d’indexation de votre nouvelle typologie de documents.

Rendez-vous dans le menu Tâches planifiées / Définition des tâches.

Utilisez la fonction “Créer”.

Sélectionnez le type de tâche “Extracteur d’index”.

Définissez comme format de fichier en entrée “CSV”.

Sélectionnez la typologie de documents cible préalablement créée.

N’oubliez pas d’indiquer le séparateur utilisé dans votre fichiers CSV, généralement le point-virgule “;”.

Sélectionnez l’option “Pas de document électronique” pour le nom document électronique.

Ensuite, indiquez pour chaque critère d’indexation le numéro de colonne du fichier CSV.

 

Créer une tâche d’archivage numérique

Si vous avez déjà une tâche de ce type, vous n’êtes pas obligé d’en recréer une nouvelle.

Si c’est la première fois, rendez-vous dans le manu Tâches planifiées, Définition des tâches.

Utilisez le bouton “Créer”.

Sélectionnez le type de tâche “Archivage numérique”.

Ici, vous n’aurez à indiquer que le masque des fichiers en entrée : “*.xml”.

Car la tâche d’extraction d’index transforme chaque ligne de votre fichier CSV en fichier XML compatible avec l’archivage numérique de Damaris RM.

 

Créer une tâche de lancement

Cette dernière tâche va indiquer l’enchaînement des tâches à effectuer entre l’extraction des index et leur archivage dans la base de données.