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Introduction
Le format FACTUR-X est un des standards les plus prometteurs pour les échanges de factures dématérialisées.
En effet, ce format structuré est accepté par l’administration fiscale, tout en proposant une lisibilité humaine, c’est le principe du format hybride lisible à la fois par les outils informatiques et par les humains.
La solution Damaris RM vous propose en standard l’acceptation des flux FACTUR-X envoyés par vos fournisseurs.
Ce document décrit la configuration à effectuer pour l’intégration des flux de ce type.
Le contexte
Au fur et à mesure du déploiement de la loi de finance 2020, vos fournisseurs vont commencer à émettre leurs factures dans un des formats structurés, dont le format FACTUR-X.
Vos devoirs habituels de traitement des factures ne change pas. Simplement, les flux structurés vont grandement vous faciliter la tâche en fournissant à vos outils de comptabilisation les données de génération des écritures.
La solution Damaris RM est déjà capable de traiter les formats FACTUR-X, UBL et Edifact.
La configuration de Damaris RM pour les flux FACTUR-X entrants
Vous devrez configurer la tâche PDFSplitter de Damaris RM pour indiquer les champs que vous souhaitez récupérer et leur champ de destination.
Si vous avez déjà paramétré la fonction “Portail fournisseur”, vous avez tous les éléments pour l’acceptation des flux entrants.
Le paramétrage des FACTUR-X consiste simplement dans un tableau de correspondance entre chaque champ du XML FACTUR-X vers le champ dans la base de données Facture fournisseur de Damaris RM.
L’intérêt principal de cette configuration réside dans votre liberté de gérer vos factures comme vous l’entendez, dans le cadre des textes en vigueur.
Pour ce faire, rendez-vous dans le menu “Tâches planifiées / Définition des tâches”.
Créez une nouvelle tâche de type “PDFSplitter”.
Ensuite choisissez le “FACTUR-X” comme format en entrée.
Pour finir, créez le tableau de correspondance entre les champs de votre type de document Factures fournisseurs et FACTUR-X.
A ce stade, vous pouvez également créer les correspondances pour les sous-ensembles lignes de TVA ou les lignes détail de facture.
En prérequis, il convient d’avoir paramétré votre type de document Factures fournisseurs pour accueillir les données à recevoir.
Les modes de réception des FACTUR-X
Il est important de distinguer les modes d’échanges des documents, de leur gestion au sein de votre Entreprise.
Jusqu’en Juillet 2024, vous pouvez recevoir les flux électroniques de plusieurs manières, comme par exemple en utilisant des canaux comme le transfert de fichiers FTP, SFTP, AS2 ou bien par email, qui reste un moyen répandu mais pas du tout sécurisé.
A partir de Juillet 2024, la première date d’entrée en vigueur des échanges de factures structurées, vous devrez vous abonner à un service de transmission des factures comme PPF ou les PDP.
Il est important de ne pas confondre le moyen de transmission des documents, avec leur traitement.
En attendant le déploiement des services PPF et PDP vous pouvez mettre en place les solutions de transferts de fichiers suivantes :
- AS2
- SFTP
- API Web Service
- Portail de téléversement
Quels traitements pour les FACTUR-X ?
Comme n’importe quelle facture fournisseur reçue, les FACTUR-X devront au minimum subir les traitements suivants :
- Leur prise en compte
- Leur comptabilisation
- Leur vérification interne avant la mise en règlement
- Leur paiement
Ce sont précisément ces actions que vous pourrez gérer dans Damaris RM.
Cet article évoque la prise en compte et l’intégration des données entrantes en vue de la génération des écritures comptables.
En termes clairs, les informations récupérées des FACTUR-X serviront à Damaris RM comme base pour permettre la génération des écritures comptables.